Trik Mengurutkan Data Excel

Dalam membuat data di Microsoft Excel, kita dapat mengurutkan data sesuai dengan apa yang kita inginkan. Excel akan mengurutkan data anda sesuai dengan jenisnya. Misalnya data yang berupa numerik dapat diurutkan, baik secara Ascending/berurutan dari angka yang terkecil sampai yang terbesar (1, 2, 3, .... dan seterusnya) maupun secara Descending/dari angka yang paling besar sampai dengan yang terbesar (9, 8, 7, ... dan seterusnya). Apabila data yang kita buat adalah data teks, maka kita bisa mengurutkannya sesuai dengan abjad (Adi, Budi, Cristie,.... dan seterusnya) atau (zaki, yeni, wendy, .... dan seterusnya ). Kita juga bisa mengurutkan data berdasarkan data penanggalan (Jan, Feb, Mar, ....... dan seterusnya) atau berdasarkan nama hari, serta urutan-urutan khusus yang dapat kita tentukan sendiri melalui Tools, Options dan tab Custom List.

Langsung saja kita akan membahas Trik Mengurutkan data secara sederhana pada Microsoft Excel. Berikut langkah-langkahnya:

Misalnya kita akan mengurutkan alat tulis kantor (ATK) dari yang paling sedikit ke yang paling banyak stoknya.

1. Untuk lebih mudah mempraktekkannya, langsung saja kita siapkan sebuah daftar seperti tampak pada gambar di bawah ini:

Letakan kursor pada salah satu sel dalam daftar tersebut, kemudian gunakan menu data dan klik short. Perhatikan gambar berikut:

Setelah perintah tersebut, secara otomatis seluruh record (baris-baris yang berisi data) dalam daftar tersebut terpilih kecuali judul kolom. Pada langkah ini, hal yang perlu kita perhatikan adalah apabila dalam daftar yang kita siapkan terdapat baris kosong diantara baris-baris lain yang terisi, maka blog yang terbentuk akan berhenti di situ. dengan kata lain, sebuah daftar akan berakhir apabila ada baris yang kosong.

2. Selanjutnya akan muncul sebuah kotak dialog sort seperti gambar berikut: 

3. Tersedia tiga buah kunci pengurutan. Kunci yang pertama Anda dapat memilih selector pada kotak pertama untuk memilih judul kolom yang akan dijadikan kunci utama untuk pengurutan data. Karena di sini kita ingin melihat urutan data yang lebih sedikit ke data yang lebih banyak maka pilihlah kolom jumlah, dan pada pilihan order pilihlah smallest to largest Kemudian klik OK.

4. Kita segera melihat daftar tersebut telah diurutkan dengan hasil seperti berikut:

Perhatikan hasil pengurutan, daftar jumlah yang tertera pada kolom telah diurutkan sesuai dengan permintaan kita, yaitu dari yang data paling sedikit ke data yang paling banyak. Namun akibat lain yang tidak kita inginkan bahwa pada kolom No. (Kolom A) yang seharusnya terisi dengan nomor urut, kini menjadi tidak urut karena mengikuti perintah sort. Untuk menghindari kejadin seperti ini, sebelum memberikan perintah data, Sort-lah blok range data yang akan diurutkan. Dengan demikian, kolom yang tidak terpilih tidak akan mengikuti perintah data. Kita hanya dapat meninggalkan kolom pengecualian apabila letaknya di pinggir.

Demikian, semoga bermanfaat. Jika ada masukan dan saran untuk artikel ini silakan tinggalkan komentar.

Silakan baca juga artikel mengenai 7 Tips membuat format buku kerja

Tweet

Subscribe to receive free email updates: